Знание кдп

Содержание

Освоить КПД в процессе деятельности

Знание кдп

JobLab.ru → Форум → Кадровый учетПоследний ответ

kylu 14 октября 2009 в 11:380
Подскажите, работала менеджером по персоналу без ведения КПД, но есть небольшие теоретические знания. Сейчас пытаюсь найти работу, но везде нужно знание КПД. Могу ли я приукрасить свои знания, сказав что я знаю этот участок, а потом в процессе разобраться? Или там есть свои сложные нюансы?
Гризли 14 октября 2009 в 12:02#10
КДП (если быть правильным) – первичку, может быть сможете. С ПФР, ОМС, ВУС – на мой взгляд, всё таки нужен опыт.
Нюта 14 октября 2009 в 12:26#20
По-моему, когда-то в застойные времена был КТУ – коэффициент трудового участия. Вроде так. Это одно и то же с КДП? С КПД, на мой взгляд, одно и то же
Stefani 14 октября 2009 в 12:31#30
kylu: Подскажите, работала менеджером по персоналу без ведения КПД, но есть небольшие теоретические… еще знания. Сейчас пытаюсь найти работу, но везде нужно знание КПД. Могу ли я приукрасить свои знания,…..Приукрасить нужно однозначно, я тоже так делаю, сейчас учусь на курсах МПП, в резюме написала, что выплняла кое-какие функции. Вы тоже почитайте требования вакансии и подготовьте теорию, сказав что выполняли эти функции.
kylu (автор темы) 14 октября 2009 в 13:53#40
Я немного ошиблась)) Действительно КДП, а КПД – это другое)). Я вот в резюме уже написала что занималась этим, но как то страшновато, ведь проверка если нагрянет, а я мало ли что могу без опыта наворотить. Просто думаю, если устраиваться в компанию, которая не с нуля начинает работать, то кто то же там занимался всем этим, там и можно на первых порах спрашивать.
HR generalist 14 октября 2009 в 14:05#50
kylu, Здравствуйте!Приукрасить не сможете. Чтобы вести КДП необходим опыт (хотя бы 6 месяцев), знание ТК (не наизусть, а умение чётко и оперативно ориентироваться в нём взависимости от профиля деятельности Вашей компании и конкретики вопроса).Цена ошибки может быть очень высокой!
kylu (автор темы) 14 октября 2009 в 14:58#60
HR generalist, Грустно, но Вы правы. Риторический вопрос: а где же взять опыт ведения КДП если везде нужно уже с опытом…, а без него практически не берут. Я сейчас не могу себе позволить пойти на курсы платного обучения, зато с энтузиазмом и ответственностью выучила бы в процессе работы
Светлана-кадры 14 октября 2009 в 15:46#70
На самом деле выучить КДП возможно в процессе работы, если сможете пройти собеседование. я например начинала свою карьеру именно так приша на секретар устраиваться, а мне предложили кадровиком, так вот где то полгода сидела там до ночи облажившись книжками, но это прокатит если изначально работодатель вкурсе кого берет., потому что на след. работе, когда устраивалась по КДП меня гоняли так что я сама офигела сколько я знаю… поэтому думайте
Stefani 16 октября 2009 в 21:29#80
Может стоит пойти на курсы “Специалиста по кадрам” будете подготовлены по теории, да и “корочку” заиметь не помешает. Учебный центр www.artcentr.ru. Если пойдете, скажу вам свою ФИО, вам должны скидочку сделать. Так сказали, если приведем знакомых, то им скидка будет.
Кадры 20 октября 2009 в 12:54#90
kylu: Подскажите, работала менеджером по персоналу без ведения КПД, но есть небольшие теоретические… еще знания. Сейчас пытаюсь найти работу, но везде нужно знание КПД. Могу ли я приукрасить свои знания,….. Советую закончить хотябы курсы по КДП.Я раньше работала по принципу, чего нахваталась в одном предприятии, в другом, а потом, когда пошла учиться, поняла, что многое из того, в чем я была уверена – бред полнейший. Сйчас “учителей” много и в интернете и на предприятиях, но мало кто их них может хорошему научить. После обучения, у меня все в голове выстроилось по полочкам. Так что без обучения кадровому делопроизводству, тяжело разобраться, что главное, а что нет. Так можно делать никому не нужную работу, а потом придет проверка какая-нибудь и окажется, что у вас чего-то недостает. Вам же будет стыдно перед руководством.
maele 27 октября 2009 в 09:55#100
Ерунда все эти курсы, меня когда в кадры переводили я вообще слабо представляла чем там нужно заниматься, за месяц все освоила и КДП, и программы кадровые и даже СЗВК сдала на 3 организации (700 человек). А через полгода пошла на курсы (думаю вдруг чего не знаю), и ни чего нового там не узнала. Отработала инспектором по кадрам почти 3 года и перед уходом на больничный по беременности и родам у меня все проверки были и ФСС и трудовая инспекция и всё идеально (даже не придрались ни к чему). Зато теперь вот сижу дома (ребёнок пошёл в детский сад) на той работе ещё числюсь, но мне нужна работа в другом городе (мы переехали во Фрязино) и на работу меня ни кто не берёт. И корочки есть и опыт работы. А вот что не устраивает работодателей это вопрос?..Как себя позиционировать не знаю. Может не нужны профессионалы-то, надо дурочкой прикидываться, чтобы начальство не пугать.
ДОБРОжелатель 29 октября 2009 в 10:40#110
ГостьДва-три вопроса – и вы в луже )) Если хочется посрамиться – можите что угодно написать, хоть то что в космос летали и там звезды считали… Врать можно только тогда, когда знаешь, что тебя не поймают. А на КДП поймать как нечего делать… А уж если вы КПД (коэффициент полезного действия) путаете с кадровым делопроизводством, о какой попытке вранья может идти речь??? Учитесь, и не будет вам за себя стыдно…
Tinna 24 ноября 2009 в 12:17#120
maele – я думаю не берут потому, что маленький ребенок. У меня была одна сотрудница с маленьким ребенком через неделю уходила на б/л, а мне за себя и за нее приходилось работать. А зарплата одна и та же.
TKK 27 ноября 2009 в 15:51#130
Освоить КДП самостоятельно можно. Правда, это зависит от склада ума, характера. Я самостоятельно освоила 1С “Зарплата и кадры”, и 7, и 8. Для КДП очень советую ежедневно проводить несколько часов (для начала) на форуме kadrovik.ru, подраздел “работа”, чужой опыт крайне полезен, особенно для новичков. Но лучше, конечно, для начала пойти помощником кадровика. На собеседовании тоже не стоит давить апломбом, скажите, что, в основном, делопроизводством занимался кадровик, а вы подменяли во время отсутствия Удачи!
maele 28 ноября 2009 в 11:51#140
Tinna, Да я знаю, что дети это проблема (сама когда набирала людей с опаской относилась к таким как я), но с другой стороны и потенциальные матери – молодые девочки опасны, а более возрастная группа опасна собственными болезнями, так что работодатель рискует в любом случае. Но работать-то надо как то устраиваться. Кстати я больничный брала за период работы с 2002 года всего 1 раз, и то когда уже просто свалилась с температурой 40, но отболела неделю и на работу двинула (дала расписку врачу,что он ответственности не несёт за моё здоровье), работать некому было вместо меня. Но к сожалению мы страдаем из за тех , кто живёт под девизом “ни месяца без больничного”, и таких довольно много…
Костя 28 ноября 2009 в 18:09#150
Справка (КПД) — характеристика эффективности системы (устройства, машины) в отношении преобразования или передачи энергии; определяется отношением полезно использованной энергии к суммарному количеству энергии, полученному системой; обозначается обычно h = Wпол/Wсум.
Джилли 1 декабря 2009 в 11:00#160
В Вашем случае лучший вариант – пойти в организацию, где есть целый отдел во главе с начальником отдела кадров и под его чутким руководством осваивать КДП, работая с высоким КПД , а там, где Вы будете едины во всех лицах – не получится, слишком большая ответственность, и посоветоваться не с кем – начальство в этих делах ни бум-бум, оно же Вас специально берет, чтобы с себя эту головную боль снятьНо если есть человек, который Вас может в любой момент проконсультировать по телефону и согласен на это – рискните.
Корнюшка 20 января 2010 в 11:09#170
Для меня эта тема тоже очень животрепещущая. Закончила в свое время псих.фак, работала в системе профориентации, сейчас менеджер по подбору персонала в кадровом агенстве. Даже курсы по подготовке специалиста по кадрам закончила (два года назад), но вся информация в этом деле быстро устаревает и меняется, да и забывается ,в связи с неприменением. Что теперь дальше делать, какие предпринимать шаги в данном направлении, ума не приложу. ПОДСКАЖИТЕ!
А 20 января 2010 в 15:14#180
ГостьКорнюшка, А в чём проблемма то, если есть интернет? ПишИте в поисковике “кадровое делопроизводство” иииии всё. Все очень подробно написано, специально для тех кто на бронепоезде .Сложного ничего нет. Я три года дома отсидела с ребенком , вышла на НОВУЮ работу и естественно что то поменялось и законодательстве и забыла кое что. Но в процессе быстро все вспоминаешь.Главное знать принцип работы.
Татьяна Союз 21 января 2010 в 14:41#190
А еще бы не помешало изучить ТК РФ и остальные регламентирующие документы
Корнюшка 21 января 2010 в 17:07#200
ГостьДевочки, спасибо, что откликнулись, но про принцип работы не очень ясно. Собеседование я прохожу замечательно(в конце концов это моя профессия), а вот дальше что? Первый рабочий день, кругом все чужие, с чего начинать – СТРАШНО!
Натуральный блондин 25 января 2010 в 13:48#210
КОРНЮШКА А ВЫ СОБЕСЕДОВАНИЕ УЖЕ ПРОШЛИ?? ИЛИ ПРОСТО В ПРИНЦИПЕ НАПИСАЛИ ЧТО СОБЕСЕДОВАНИЕ ПРОХОДИТЕ УСПЕШНО. КАК МОЖНО ПРОЙТИ СОБЕСЕДОВАНИЕ НА ВАКАНСИЮ КАДРОВИКА НЕ ИМЕЯ ПОНЯТИЯ ВООБЩЕ О РАБОТЕ. А ПО ПОВОДУ ТОГО ЧТО ОБУЧИТСЯ МОЖНО НА МЕСТЕ СОВЕРШЕННО СОГЛАСНА .ВЫ ЖЕ УМНИЦА-РАЗУМНИЦА. ГЛАВНОЕ ЧТО БЫ КОЛЛЕКТИВ РЕАГИРОВАЛ НА ЭТО ДОБРОЖЕЛАТЕЛЬНО. А ТО ТАКИЕ БЫВАЮ ТЕРРАРИУМЫ. ДЕЙСТВИТЕЛЬНО А НЕТ ЛИ СМЫСЛА ПОИСКАТЬ РАБОТУ ПОМОШНИКОМ ИЛИ АССИСТЕНТОВ В ОТДЕЛ КАДРОВ. ЗАТЕМ НЕКИЕ КУРСЫ НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОРОГИЕ ПРЕСТИЖНЫЕ- ПРОСТО ДЛЯ КОРОЧКИ. А ПОТОМ ВСЕ ВЫШЕ И ВЫШЕ ВЫШЕ.. УДАЧКИ ВСЕ НЕ ПРЕМЕННО ПОЛУЧИТЬСЯ
Натуральный блондин 25 января 2010 в 13:51#220
ОЙ СОРРИ СОРРИ ДОРОГАЯ КОРНЮШКА ПЕРЕПУТАЛА ВАС С АВТОРОМ ТЕМЫ. А ТОГДА ВАМ ВООБЩЕ БОЯТСЯ НЕЧЕГО. АЛГОРИТМ ВЫ ЗНАЕТЕ. И ПРОЙДЯ СОБЕСЕДОВАНИЕ ЗА НЕДЕЛЮ ДРУГУЮ НАТАСКАЕТЕСЬ. БУДЕТЕ СУПЕР-ПУППЕР МЕГА КАДРОВИК.

Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.

Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет.

Источник: https://joblab.ru/community/20/1588/

Типичные ошибки при оформлении КДП

Знание кдп

Рыбалко Светлана,

Руководитель отдела по кадровому консультированию

Coleman Services

Значимость юридически грамотной кадровой документации сложно переоценить. Любой кадровый документ это закрепление на бумаге юридически значимых фактов.

Например, трудовой договор – это решение двух сторон, достигнутое при согласовании условий, в которых работник будет выполнять свою трудовую функцию, а работодатель обеспечивать работника всем необходимым для эффективной деятельности, и производить оплату его труда.

Безусловно, любая ошибка кадровика может повлечь за собой неблагоприятные последствия для работодателя, но в этой статье мы остановимся лишь на двух серьезных блоках кадровой работы – это локальные нормативные акты и трудовые договоры, ведь ошибки в этих документах приводят к максимальным рискам.

Проводя экспертизу кадровой документации у наших клиентов, я, как правило, рекомендую унифицировать кадровый документооборот и свести к необходимому минимуму документы пакета кадровой документации – в этом случае будет соблюден баланс между соблюдением требований законодательства и минимизацией ошибок при создании емких документов, в которых будет содержаться лишь существенная информация.

Создавая локальные нормативные акты, мы, стремясь сохранить структуру документа, наполняем его «лишней информацией».

Так, в небольших по численности компаниях я зачастую встречаю множество локальных актов, которые дублируют друг друга: Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Кодекс компании, Положение о режиме и секретности и т.д.

Хорошо, если в создании этих документов участвовал юрист, но на практике выходит так – кадровик, имеющий небольшой опыт использует знания, полученные в интернете, и созданные при помощи интернета локальные акты не только наполнены лишней информацией, но противоречат друг другу.

А теперь представим себе: сколько времени уходит у кадровика на процедуру приема на работу – ведь в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

ТК РФ однозначно требует наличия у работодателя лишь двух локальных нормативных актов: Правил внутреннего трудового распорядка и Положения, регламентирующего работу с персональными данными работников.

Если грамотно продумать их структуру, то эти два документа могут содержать в качестве разделов все необходимые регламенты (правила оплаты труда, поощрений и наложения дисциплинарных взысканий, правила корпоративной этики и сохранения конфиденциальности и т.д.), необходимость в создании иных ЛНА отпадет.

Но, давайте перейдем к  конкретным ошибкам, допускаемым при создании ЛНА. Это:

– отсутствие конкретной информации о режимах рабочего времени и времени отдыха в данной компании. В лучшем случае прописывается 5–дневная, 40-часовая неделя с двумя выходными днями и перерыв для приема пищи не более 60 минут.

Однако, анализируя трудовые договоры с работниками этой организации, я встречаю установление режима ненормированного рабочего дня, практически, у 80% работников – что никак не отражено в ЛНА, хотя в соответствии со ст.

101 ТК РФ, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.

Учитывая ритм, в котором существует бизнес, многие компании не устанавливают конкретное время перерыва на обед и прописывают «плавающий режим обеденного перерыва», а это значит, что применить норму законодательства о наложении дисциплинарного взыскания при отсутствии работника в течение  4-х часов подряд будет проблематично;

– отсутствие регламента выплаты заработной платы: как часто выплачивается заработная плата, каковы ее составные части, место и порядок ее выплаты и т.д.

Вместо этого могут использоваться устаревшие нормы и терминология КЗоТ РФ (например, аванс и заработная плата).

Кроме того, бывает так, что в компании применяют различные формы оплаты труда (часовая или дневная ставка, должностные оклады), но ЛНА информации об этом не содержат;

– при наличии обособленных подразделений в других регионах, где режимы работы, отдыха и оплаты труда имеют особенности, но никак не отражены в ЛНА (а зачастую и в трудовых договорах тоже), что снижает уровень гарантий работников организации в этих регионах по сравнению ТК РФ;

– ошибки в Штатном расписании. Штатное расписание – документ, отражающий все разнообразие должностей и уровней оплаты по всей организации, в него необходимо включать и обособленные подразделения.

При этом категорически недопустимы «вилки окладов», это будет трактоваться как дискриминация в сфере труда (это серьезное нарушение законодательства, которое встречается практически в 90% компаний, в которых есть региональные подразделения);

– отсутствие информации об индексации заработной платы, хотя статьей 134 ТК РФ предусмотрено, что работодатели, производят индексацию заработной платы в порядке, установленном локальными нормативными актами;

– ограничение прав работников при установлении правил работы с конфиденциальной информацией. Работодатели «увлекаясь» проблематикой, обязывают работников уведомлять работодателя о намерении работать по совместительству (в противном случае работнику грозит ряд административных мер), что является нарушением ст. 282 ТК РФ;

– закрепление в ЛНА внутриорганизационных норм (например, обходные листы при увольнении работника, обязанности соблюдения дресс-кода).

Эти правила не носят правового характера и привлечь работников к ответственности за их нарушение невозможно.

Более того, задержка трудовой книжки при увольнении работника, не сдавшего обходной лист, является нарушением ТК РФ и влечет за собой выплату среднего заработка за все время задержки с уплатой штрафов;

– отсутствие необходимой информации при разработке Положения о персональных данных: не оговаривается перечень должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным и порядок обработки данных, отсутствие исчерпывающего перечня документов, относящихся к персональным данным;

– нарушение ст.

192 ТК РФ, в соответствии с которой перечень дисциплинарных взысканий является исчерпывающим и применение любого другого взыскания к нарушителям трудовой дисциплины (например, лишение премии, снижение процента премии, перенос отпуска, уменьшение количества дней отпуска за совершенный прогул, наложение денежных штрафов и лишение каких-либо льгот в качестве наказания и т.д.) незаконно.

Это далеко не полная информация об ошибках, допускаемых при создании Локальных нормативных актов. В рамках этой статьи я хотела лишь обозначить проблему.

Есть несколько несложных рекомендаций – при создании любого кадрового документа, продумывайте его наполнение. Не старайтесь переписать положения Трудового кодекса РФ, но используйте его формулировки.

Прописывайте особенности вашей компании, не включайте в документ  условий, которые не характерны для вашей компании, что называется «на перспективу».

Говоря об ошибках при оформлении кадровой документации, нельзя не рассмотреть такой документ как Трудовой договор, экземпляр которого хранится у работника на руках. Его важность сложно переоценить – трудовой договор это компас, с которым сверяется работник, в течение всего периода трудовых отношений с работодателем и с ним же отправляется в трудовую инспекцию и в суд.

Одна из распространенных ошибок – отсутствие в трудовом договоре информации о составных частях заработной платы – районных коэффициентах и надбавок к должностным окладам.

Многие компании имеют обособленные подразделения в регионах, но поскольку головное предприятие находится, например, в Москве, то кадровики используют единый шаблон трудового договора, без учета районных особенностей.

Работодатель и работник, договариваясь об условиях трудового договора, заключают, «джентельменское» соглашение о том, что в должностной оклад будет все включено, и в трудовом договоре в итоге, не отражены районные надбавки, коэффициенты и дополнительные отпуска.

Когда в организацию приходит проверка, выясняется что права работников нарушены и работодателю приходится применять коэффициент к тому окладу, который прописан в трудовом договоре и производить выплату всем региональным работникам за весь период действия трудовых отношений с ними, да еще и с применением штрафа в соответствии  со ст. 236 ТК РФ.

Другая, часто встречающаяся ошибка, также связана с применением одного шаблона для всех категорий персонала. Если в организации устанавливаются различные режимы рабочего времени, то логично предположить что и варианты оплаты будут различны.

В этом случае применяя единый шаблон трудового договора, кадровик подвергает работодателя серьезным рискам.

Ведь, если работнику (например, работающему вахтовым методом) устанавливается суммированный учет рабочего времени, то нужно предусмотреть не только учетный период, но возможно, и график работы, способ оплаты и дополнительных компенсаций за работу вахтовым методом, предоставление дополнительных ежегодных отпусков, и др.

Совет подобен тому, который был дан выше, в ситуации с локальными нормативными актами, нужно разобраться какие категории работников есть в организации, сколько шаблонов трудовых договоров необходимо разработать и продумать их содержание.

  Изменение режима работы, как правило, влечет за собой изменение способа оплаты – это значит, что в разработанный юристами шаблон договора необходимо внести дополнения в разделы «Режим рабочего времени, время отдыха», «Оплата труда».

Кадровики часто сетуют на то, что убедить работодателя (даже ссылаясь на законодательство) на увеличение суммы по договору весьма сложно, но кто говорит об увеличении итоговой суммы? Как прописать заработную плату в трудовом договоре – это мастерство и профессионализм кадровика.

Безусловно, не стоит погружать директоров в технические детали того как вы соблюдаете баланс между требованиями законодательства и размером бюджета организации.

Кадровая документация очень важна. Она закрепляет факты, которые юридически значимы как для работника, так и для работодателя.

Документировать трудовые отношения, следует очень внимательно, ведь от качества оформления этих документов зависит успех в разрешении трудовых споров.

Не стоит экономить время при создании кадровых документов, поскольку аккуратно разработанный документ, на который было затрачено чуть больше времени, позволит сэкономить средства вашей компании.

кдпчто такое кдпкурсы кдпкдп что это

Источник: https://hr-portal.ru/blog/tipichnye-oshibki-pri-oformlenii-kdp

Кдп – что это? ведение кдп – что это?

Знание кдп

Значение грамотно составленной кадровой документации сложно переоценить. Кадровые документы – это закрепление на бумаге значимых юридических фактов. И любая ошибка кадровика повлечет за собой негативные последствия как для наемного рабочего, так и для работодателя, поэтому так важно придерживаться правил КДП в кадрах.

Что такое кадровое делопроизводство?

КДП – что это такое? Это область деятельности, которая документирует все трудовые отношения и фиксирует информацию об укомплектованности штата и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры получают документальное оформление.

Что такое КДП с юридической точки зрения? Все кадровые документы имеют юридическую (или коммерческую) ценность. Используя их как письменные доказательства, можно отстоять свою позицию в суде. Так, к примеру, штатное расписание, приказы по кадрам и расчетные ведомости по зарплате могут служить основанием для получения или подтверждения льгот на налог и прибыль.

КДП – что это и для чего оно нужно? Большинство правильно оформленных кадровых документов заключает в себе чрезвычайно важную информацию. Именно на основании этой документации можно подтвердить те или иные права работника, например, при оформлении досрочного выхода на пенсию ввиду работы на вредных или опасных для здоровья производствах.

КДП – что это для социальной сферы? Документальное фиксирование трудовых отношений играет значительную роль для обеспечения пенсионных, социальных и иных гарантий, которые предоставляются работникам согласно действующему законодательству. Все нормативно-законодательные акты, касающиеся норм трудового права, необходимы для качественной работы любого кадрового специалиста.

Ведение КДП – что это и в чем заключается?

Оформление трудовых книжек и договоров – это, конечно, весьма важная часть работы любого работника кадровой службы, однако кадровое делопроизводство не ограничивается только лишь этими моментами. Все документы, которые обязаны быть у кадровика под рукой, можно разделить на два основных блока.

К первой группе относят как законодательные, так и подзаконные акты, поясняющие нормы охраны труда и трудового права. Все документы подобного характеры обязательны для исполнения.

Вторая группа – документация рекомендательного характера: методические рекомендации по кадровому делопроизводству и управленческому труду.

Кадровому работнику важно знать, какие из документов обязательны для исполнения на конкретном предприятии, а какие вступают в силу лишь при определенных обстоятельствах. Это позволит избежать негативного опыта при общении с кадровыми инспекторами.

При создании документации кадрового характера следует руководствоваться следующими правилами:

  • внутренние документы (их внешний вид, порядок разработки и утверждения) могут быть удобными и понятными конкретно для данного предприятия или организации;
  • внешняя документация оформляется по общепринятым правилам, чтобы данные документы имели юридическую силу;
  • хранение кадровой документации осуществляется с учетом правил и требований архивной службы.

Инструкция КДП – что это? Фактически это подробное руководство по организации отдела или службы кадров и ведению дел в них. Руководитель организации назначает лицо, ответственное за разработку этого документа. Как правило, этим занимается начальник отдела кадров, юрист или главный бухгалтер.

Также инструкцию по КДП может составить и сам руководитель организации (такое зачастую практикуется в небольших компаниях). Когда инструкция готова, ее необходимо утвердить приказом директора или управляющего, а также заверить подписями всех заинтересованных должностных лиц.

Все сотрудники знакомятся с инструкцией под личную подпись.

Основные вопросы, регулируемые данным документом:

  • перечень обязательных кадровых документов организации;
  • порядок подготовки документов, которые регулируют трудовые взаимоотношения;
  • правила оформления кадровой документации;
  • порядок документооборота в кадровой службе;
  • контроль выполнения документов;
  • порядок передачи дел из ОК в архив.

Организация КДП

Основываясь на нормативно-правовых актах, методических рекомендациях, можно составить следующую схему организации всего кадрового делопроизводства компании:

1. Разработать документы, обязательные для компании (положения, инструкции, правила внутреннего распорядка, положение об ОТ и противопожарной безопасности).

2. Скорректировать штатное расписание. Как правило, в организации уже имеется разработанное штатное расписание и сотрудники, выполняющие определенные обязанности, но не всегда трудовые книжки и записи о приеме на работу оформлены правильно.

Проверить штатное расписание можно, запросив информацию о заработной плате работников и наименовании их должностей в бухгалтерии. Табельные номера сотрудников можно узнать там же.

Также следует проверить правильность оформления личных дел работников компании и выяснить, каких документов не хватает.

3. Проверить соответствие информации в штатном расписании и в трудовых договорах.

4. Проверить правильность оформления приказов ОК. Все кадровые операции (прием на работу, перемещение на другую должность, повышение оклада) должны быть зафиксированы в документах соответствующего образца. В них должна быть подпись как руководителя организации, так и сотрудника. Все недочеты следует исправить.

5. Проверить правильность заполнения трудовых книжек.

6. Оформить личные дела сотрудников, если они не велись ранее.

7. Оформить необходимые книги и журналы учета.

8. Составить график отпусков.

9. Сгруппировать кадровые дела.

10. Оформить номенклатуру дел.

Аудит КДП

Аудит кадров представляет собой проведение комплексного анализа всей кадровой документации, проверку ее соответствия требованиям действующего законодательства, локальным актам и протоколам. Правильная организация кадрового делопроизводства – это безотлагательное дело, игнорирование которого может повлечь за собой определенные риски.

В процессе кадрового аудита проверяется не просто правильность оформления документации, но и ее соответствие действующим законам. Аудит кадровых документов является эффективным средством для решения проблем, возникающих в финансово-хозяйственной деятельности компании.

Типичные ошибки при оформлении КДП

Аудит кадровой документации позволяет выделить ряд основных ошибок, имеющих многократное повторение в различных компаниях и организациях. В небольших учреждениях имеет место создание многочисленных локальных протоколов, которые, по сути, просто дублируют друг друга, или, что еще хуже, противоречат друг другу. Весь кадровый документооборот необходимо унифицировать и свести к минимуму.

Также распространенными ошибками являются:

  • отсутствие утвержденной информации о режимах работы и отдыха в учреждении или ее несоответствие данным, прописанным в трудовом договоре;
  • отсутствие порядка начисления и выплаты зарплаты;
  • ошибки в штатном расписании;
  • отсутствие тарификации оплаты труда;
  • нарушение прав сотрудников при установлении правил работы с личной информацией и персональными данными;
  • неправильно составленный трудовой договор.

Это далеко не весь перечень. Чтобы избежать ошибок в кадровой документации, необходимо четко следовать нормативам, законодательным актам и методическим рекомендациям.

Источник: https://FB.ru/article/173809/kdp---chto-eto-vedenie-kdp---chto-eto

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

Знание кдп

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП.

Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства.

Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

  • в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
  • грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
  • если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии.

Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет.

По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии.

Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе.

Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

  1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
  2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится.

Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором.

В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести.

Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы.

Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно.

А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено».

Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива.

Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей.

Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий.

Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

https://www.youtube.com/watch?v=CTXisHA__-M\u0026list=PLt5GcQ14lkX_3Ujvc4qcvuX9GlZ94-2xd

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть.

Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП.

Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

Особое мнение

Я бы отметил два главных фактора риска плохого ведения КДП в компании:

1. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда.

Общая сумма административных штрафов, взысканных Государственной инспекцией труда в городе Москве за 9 месяцев 2018 года с юридических и должностных лиц, увеличилась на 13 %, по сравнению с аналогичным периодом 2017 года и составила 176 млн 784 тыс. руб. (информация взята с сайта ГИТ города Москвы). В регионах цифры, конечно, скромнее, но тоже весьма значительные. Так, в Саратовской области за 11 месяцев 2018 года общая сумма наложенных штрафов составила 46 млн рублей.

2. Трудовые споры с работниками.

Основные материалы при рассмотрении споров работников и работодателей в суде — это кадровые документы. Неграмотное оформление приема на работу и несоблюдение процедур наложения административного взыскания или увольнения делает компанию уязвимой в суде и заканчивается восстановлением работника, оплатой вынужденного простоя, морального ущерба и штрафов.

Как восстановить кадровое делопроизводство на предприятии, видео

Источник: https://clubtk.ru/vosstanovlenie-kdp-na-predpriyatii-poshagovaya-instruktsiya

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.