Знания кадрового делопроизводства

Содержание

Кадровое делопроизводство это необходимое звено полноценного функционирования

Знания кадрового делопроизводства

Бизнес юрист > Трудовое право > Кадровое делопроизводство в организациях разного масштаба

Кадровое производство – это отрасль, занимающаяся документацией в области трудовых отношений, а также сбором, систематизацией и хранением сведений о персонале в области производственной деятельности.

Кадровые документы имеют ценность и законную силу в случаях, когда по тем или иным причинам работник или предприятие отстаивают свою позицию в суде.

Поэтому подробному составлению должностных инструкций, трудовых договоров, штатного расписания в кадровом делопроизводстве должно уделяться особое внимание – как письменным средствам доказательств в случае судебного разбирательства.

Общие понятия

Сотрудники отдела кадров оформляют документы и ведут общее кадровое делопроизводство на предприятиях среднего и крупного формата, и имеют в своем составе несколько специалистов.

Если предприятие имеет небольшие масштабы, то функции отела кадров выполняет отдельный человек, так как набор команды для этих целей бывает неоправдан. В этом случае пользуются услугами бухгалтера или секретаря. На объем отдела кадров и количество делопроизводителей влияет также специфика деятельности на предприятии.

При неблагоприятных условиях работы – будь то плохая экология, работа с вредными для здоровья веществами, или иное – потребность в кадровиках возрастает.

Отдел кадров

Кадровый отдел занимается следующими основными функциями:

  • оформление работников
  • ведение документации
  • ведение прочей кадровой работы

Сотрудник должен уметь заполнять различные виды документов: трудовые книжки, договоры, бланки, приказы. Кадровый работник должен контролировать своевременное и правильное исполнение своих обязанностей, которые заключаются:

  • в приеме на работу и увольнении
  • в регулировании премий, отпусков, переводов, командировок
  • в дисциплинарных взысканиях
  • в контроле графика работы

Создание, учет, движение и хранение документов являются главными действиями отдела.

Как происходит оформление документов сотрудников

Руководитель предприятия является первым работником, которого оформляют на работу в новой организации путем подписания трудового договора. На основании его подписи в дальнейшем происходит заключение трудовых договоров с остальными сотрудниками.

Должность директора оформляется одним из трех способов, в зависимости от характера предприятия:

Прием сотрудников

  • заключается договор с председателем выборного отдела в случае выборного характера должности
  • директор подписывает договор за работника и работодателя как единственный учредитель
  • при наличии нескольких учредителей договор подписывается коллективно

Чтобы определить количество должностей на предприятии, вид специалистов и качество работников, кадровый отдел составляет штатное расписание, которое должно иметь унифицированную форму. В этом документе необходимо указать:

  • наименования должностей
  • количество работников
  • форму и размер оклада и других видов финансовых вознаграждений

Список должностей в расписании должен соответствовать иерархической градации – от руководящего поста к вспомогательному персоналу. Помимо должностей расписание содержит информацию о графике работы, наличии смен, сведения о корпоративной этике и желаемый внешний вид сотрудников.

Требования к трудовому договору

Положения трудового договора четко регламентированы и содержат необходимые пункты, согласно ТК РФ:

  • полные данные о работодателе, включая адреса
  • ФИО, должность работника
  • сроки и вид договора
  • должностная инструкция
  • график работы
  • размер оклада
  • реквизиты и подписи сторон

Помимо основных пунктов в договоре могут содержаться дополнительные, по усмотрению руководителя.

Ведение документации

Все документы отдела кадров разделяются на обязательные и узкоспециальные, требующиеся лишь для определенного вида организации.

Документация

Обязательные документы состоят из приказов по личному и кадровому составу. Приказы по личному составу содержат сведения о работниках – их приема на работу, увольнения или перевода.

Приказы, касающиеся рабочего стажа, должны сохранять в надлежащем виде в течении всей жизни сотрудника и по закону хранятся 75 лет. Кадровые приказы содержат информацию об отпусках, премиях, командировках, дисциплинарных взыскания и прочем.

Такие документы по закону хранятся 3-5лет. Необходимо завести отдельную папку для каждого вида документов и хранить их по отдельности.

Трудовой договор относится также к обязательным документам, который необходимо заключать с каждым работником.

Прочие обязательные документы, находящиеся в ведомстве отдела:

  • трудовая книжка
  • документ о штатном расписании
  • регламентации оплаты труда
  • книга приказов
  • командировочный журнал
  • документ о внутреннем трудовом распорядке

Необязательные документы заключаются в различных должностных инструкциях, коллективных договорах.

Отделом кадров необходимо документально подтверждать все что касается деятельности и производственного процесса на предприятии: наличие спецодежды, работники с ненормированным рабочим днем, ночные работники, вредные и опасные условия работы – все это необходимо сопровождать распорядительным документом с наличием сроков обеспечения, категорий, и остальные аспекты.

Документы учета

Особенность подготовки журналов учета заключается в их надлежащей структурированности. Перед началом функционирования отдела необходимо провести работу по их нумеровке сквозной нумерацией, прошивке и скреплении бумагой с указанием количества листов, подписью директора или ответственного лица.

Ведение иной кадровой деятельности

Помимо ведения документации на отдел кадров также возложены обязанности по поиску и подбору персонала. Кадровик должен уметь оформлять документацию по нормативным актам и общим требованиям согласно законодательству, и хранить ее надлежащим образом в бумажном и электронном виде.

Вся необходимая документация должна в установленные законом сроки предоставляться в государственные органы, занимающиеся ее хранением – за этим следит ответственный специалист-кадровик.

Все эти требования обязывают кадрового работника иметь высокий уровень самодисциплины, организованность, ответственность.

Знания, умения и навыки делопроизводителя:

Хранение документов

  1. Делопроизводитель должен знать и уметь пользоваться электронными программами по сбору и хранению информации в базах данных, ведению статистических данных, электронной почтой.
  2. Кадровый работник должен владеть деловым стилем в общении и переписке, обладать речевой и письменной грамотностью, культурой речи, чтобы при надобности иметь возможность исправить некорректный документ.
  3. Кадровик должен знать и уметь применять на практике знания прав и обязанностей организации и госорганов и составлять документацию на основе этих знаний.
  4. Кадровик контролирует посещаемость персонала, подготавливает справки, оформляет и хранит личные дела сотрудников.

Таким образом, спектр обязанностей делопроизводителя кадрового отдела весьма широк и не ограничивается лишь созданием типовых шаблонов, заполнением учетных форм, выдачей справок.

Место кадров в функционировании организации

Выше мы выяснили, что кадровая структура занимается документооборотом, управлением персоналом и взаимодействием с госорганами. Однако для эффективного функционирования организации необходимо применять еще один инструмент – долгосрочное планирование численности и качества кадров.

Для этих целей, помимо контроля количества работников, применяется регулярный мониторинг актуальных вакансий и подбор персонала с высоким уровнем знаний. Производится общее качественное повышение квалификации сотрудников в каждом подразделении и контроль их численного показателя.

Кадровая служба

Таким образом, долгосрочная перспектива предусматривает разработку согласованной кадровой политики, направленной на подготовку, совершенствование и оплату кадров, способы взаимодействия предприятия с работниками.

Подобная политика называется долгосрочным кадровым контроллингом и заключается в своевременном предоставлении рабочего места, исходя из способностей и склонностей кандидата, а также в согласии с требованиями. Такой подход позволит предвидеть и избежать возможных нестабильных ситуаций и скорректировать деятельность производства без рисков.

Кадровый контроллинг начинается с формулировки задач по нуждам компании и далее разрабатывается план человеческих ресурсов по количеству, качеству и локации. Такое прогнозирование может производиться вплоть до 5 лет вперед.

Прогнозирование при этом учитывает, какие должности могут появиться за этот период, какие упраздниться, а какие претерпеть изменения. Здесь возникает необходимость организации всевозможных курсов по повышению квалификации и общего образования работников с целью дальнейшего продуктивного сотрудничества.

Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров

Хотя законодательством подобная структура официально не закреплена, но крайне желательно, чтобы данное подразделение присутствовало на предприятии с численностью сотрудников больше 10.

Объем документов, предусмотренный ТК РФ как обязательный, включает множество сложных документов, требующих корректного и квалифицированного заполнения.

Трудовой договор, оформленный ненадлежащим образом, как пример, может привести к судебным разбирательствам в случае, если в нем не были оговорены все права и обязанности сторон, положенные по закону. Таким же образом и все остальные документы могут послужить неприятным ситуациям, если были заполнены непрофессионально.

Статус предприятия, имеющего четко отлаженную работу кадрового производства, обладает высокими показателями надежности, стабильности, престижности. Этот отдел играет решающую роль в налаживании политики взаимодействия между начальством и подчиненными, определяет общую атмосферу спокойствия среди персонала, так как является по сути промежуточным звеном между директором и его подчиненными.

Являясь самостоятельным структурным подразделением, отдел кадров берет на себя с каждым годом все больше новых обязательств. В сегодняшних условиях обойтись без кадровиков в организации не так просто, ведь именно от их работы зависит качество нанимаемых работников, а значит, и прибыль компании.

К тому же, тенденция последних лет показывает, что работы для делопроизводителей каждый год только прибавляется – государственные ведомства внедряют все новые отчетные бланки, усложняющие процесс делопроизводства – и этот рост обязательных процедур будет явно продолжаться, ведь таким образом государство обеспечивает прозрачность деятельности государственных и частных компаний.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/trudovoe/kadrovoe-deloproizvodstvo-eto-chto.html

Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

Знания кадрового делопроизводства
Ливена С.В. / “Пакет Кадровика” kadrovik-praktik.ru Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель.

Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле. Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде. ________________________________________

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить.

Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности.

Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

________________________________________

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.Список таких документов есть здесь – http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad…my/TS1.php

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Обязательные документы:

– Учредительные документы – Трудовые договоры – Штатное расписание (форма Т-3)* – Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)* – Правила внутреннего трудового распорядка – Документ о защите персональных данных работников (положение) – График отпусков (форма Т-7)* – Личные карточки (форма Т-2)* – Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др. – Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки) – Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно – приказов, трудовых договоров. – Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним – Трудовые книжки – Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

– Коллективный договор – обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить. – Положение об оплате труда и премировании – обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании. – Должностные инструкции – обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах. – Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы – обязательно, если работодателем проводится аттестация работников. – График сменности обязателен при наличии сменной работы. – Положение о коммерческой тайне – обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. – Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда – при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда ________________________________________

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций. ________________________________________

5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.

Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь – Шаблон штатного расписания.

Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию.

Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.

________________________________________

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме.

В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя».

Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.

________________________________________

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др.

В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме.

Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь – http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/

________________________________________

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору.

Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов».

Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.

________________________________________


9. Оформляем на работу работников.
На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.

________________________________________

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

Ливена С.В. / “Пакет Кадровика”

Источник: https://hrmaximum.ru/articles/labor_law/312

Кадрового делопроизводство это ключ к развитию бизнеса

Знания кадрового делопроизводства

Успешное руководство и управление персоналом любого предприятия в 2020 году начинается с корректной деятельности отдела кадрового производства, с организации и регулирования работы с документами и информацией о сотрудниках.

Кадровое делопроизводство — это особый вид деятельности, специализирующийся на оформлении трудовых отношений, ведении и регистрации учета сотрудников и составлении отчета о движении персонала.

По сути, этот вид деятельности является узконаправленным и занимается исключительно сотрудниками предприятия, их трудоустройством, увольнением, оформлением отпусков и формированием параметров заработной платы.

Ведение делопроизводства — это неотъемлемая и важная часть работы, проводимой на любом предприятия или в любой организации, независимо от ее формы собственности и от численности сотрудников.

К сожалению, некоторые предприятия пренебрегают таким важным процессом, либо он производится неквалифицированно, с допущением ошибок в документации, что может привести не только к штрафным санкциям со стороны государственных служб, но и судебным искам со стороны работников предприятия.

Кадровое делопроизводство и важность его ведения

Структура практически любого предприятия или организации предполагает наличие персонала. Отношения между руководителем и работником в ходе производственной деятельности не ограничиваются лишь оплатой труда.

Грамотное распределение обязанностей, решение текущих вопросов и организация труда подчиненных – основа административного управления персоналом, которая в свою очередь требует ведения делопроизводства. На основании кадровых документов производится оплата труда, премирование сотрудников, предоставление социальной помощи и положенных льгот.

Копии документов могут потребоваться сотруднику для предоставления в Пенсионный Фонд или суд, кроме того, они могут быть в любой момент проверены налоговой инспекцией.

Кадровое делопроизводство ведется в соответствии с правовыми нормами и Трудовым Кодексом, а заполнение отчетных форм и документов производится при использовании унифицированных форм.

Федеральные законы об охране труда, о защите прав предпринимателей и коммерческой тайне являются руководящей основой для работы сотрудников отдела кадров.

Наличие множества государственных стандартов в каждой области хозяйственной деятельности и наличие нормативных актов в отношении составления отчетной документации является основой для организованного ведения делопроизводства в каждой организации.

Документы кадрового делопроизводства

Поскольку все кадровые документы отличаются большой юридической важностью, они должны составляться в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и по единой форме. Основными документами кадрового делопроизводства любого предприятия, оформляемыми в первую очередь, являются следующие:

• документы внутреннего трудового распорядка;

• документы по защите прав работника;

• документы, касающиеся охраны труда и обеспечения пожарной безопасности.

Другим важным направлением в работе отдела кадров является составление штатного расписания предприятия, оформление приказов о приеме сотрудников на работу, внесение записей в трудовые книжки и ведение личных дел, составляемых на каждого из сотрудников.

К очень важным документам кадрового делопроизводства стоит отнести также табель учета рабочего времени, отражающий реально отработанное или неотработанное сотрудником время. Табель является основанием для начисления заработной платы работникам, и, соответственно, основанием для исчисления налоговых удержаний.

График отпусков, расчетные ведомости, приказы, касающиеся движения кадров, трудовые книжки и документы, связанные с персональными данными работников – все это находится в распоряжении отдела кадров, подлежит строгой отчетности и сохранности.

Для иллюстрации работы, производимой отделом кадров, рассмотрим оформление нового сотрудника. При приеме на работу документы оформляются в следующем порядке:

1. заключение трудового договора, с полным описанием условий труда;

2. подписание приказа, касающегося приема на работу;

3. заполнение личной карточки нового сотрудника;

4. внесение записей в трудовую книжку и в журнал учета.

Еще одним примером работы, производимой работниками отдела кадров, может послужить график отпусков, составление которого, как правило, осуществляется заранее с согласованием дат с сотрудниками и с учетом особенностей производственных процессов предприятия.

Организация кадрового делопроизводства

Корректная организация функционирования отдела кадров и ведения им кадрового делопроизводства помогает правильно организовать всю деятельность предприятия, а также избежать нежелательных штрафов в случае проверки государственными органами.

В зависимости от структуры предприятия и его размеров, количество сотрудников в отделе кадров может быть различным.

Квалификация этих людей и грамотная организация ими кадрового делопроизводства влияет на обеспечение бесперебойной работы предприятия и руководство организацией в целом.

Отдел кадров может иметь непосредственное руководство или подчиняться в полном составе непосредственно руководителю предприятия. Независимо от структуры, работа отдела строго регламентирована трудовыми нормативами, согласно которым организуется и производится ведение делопроизводства.

Обеспечение грамотного распределения специалистов, оформление трудового графика и режима работы сотрудников, то есть мероприятия, обеспечивающие налаженную и бесперебойную работу предприятия, — такова основная задача, возлагаемая на отдел кадров. С целью развития предприятия и для выполнения стоящих перед ним задач отдел кадров разрабатывает планы повышения эффективности труда сотрудников путем повышения их квалификации, производит анализ соответствия занимаемой должности.

Кадровое делопроизводство позволяет решать на предприятии следующие задачи:

• ведение документации, касающейся трудовых отношений и имеющей большую социальную значимость для каждого сотрудника;

• разработка и создание системы управления кадрами, чем обеспечивается достижение поставленных целей и стратегических задач предприятия;

• разрешение конфликтных ситуаций, предоставление документов в различные государственные инстанции, в том числе и в суд.

Как ведется кадровое делопроизводство

В первую очередь, ведение делопроизводства должно быть основано на законодательной базе, соотносящейся с направлением деятельности предприятия. Трудовой кодекс РФ — основное руководство кадровика, однако весьма полезными могут оказаться форумы и сайты по ведению делопроизводства, которые особенно интересны для начинающих предпринимателей.

Самой распространенной и доступной программой кадрового делопроизводства признана 1С, широко используемая большинством кадровых работников в их практической деятельности. В процессе работы на каждого сотрудника отдела кадров возлагается большое число обязанностей, связанных с выполнением конкретных задач.

Правильная организация их труда позволяет сделать работу всего отдела более эффективной.

В частности, хранение трудовых книжек, личных дел и личных карточек в алфавитном порядке значительно упрощает и ускоряет поиск нужного документа, а ведение дел в хронологическом порядке помогает составить полную картину штатных передвижений.

Несомненно, что решение о том, как вести кадровое делопроизводство, принимает непосредственно руководитель предприятия, однако, он должен делать это с учетом правовых требований и регламентирующих документов, касающихся данного вида деятельности.

Подводя итог, необходимо отметить, что наличие отдела кадров или специалиста-кадровика, а также квалифицированное ведение ими соответствующего делопроизводства является одним из непреложных условий успешности любого предприятия. Оставлять без внимания столь важное направление, сказывающееся на работе любой организации, нельзя.

А для новичков мы крайне рекомендуем к прочтению нашу статью про управление персоналом что это за профессия и кем можно работать в этой сфере, а главное, почему она так перспективна и сулит отличный карьерный рост.

Источник: https://investtalk.ru/menedzhment/kadrovoe-deloproizvodstvo-obyazannost-rukovodstva-i-nasushhnaya-neobhodimost

Курсы обучения кадровому делопроизводству и управлению персоналом для специалистов из любого региона России!

Знания кадрового делопроизводства

Специалист по кадрам кто это?

Специалист по кадрам (кадровик), инспектор по кадрам, менеджер по персоналу, специалист по кадровому делопроизводству – названия разные, а суть одна. Специалист по кадрам ведёт кадровую документацию в конкретной организации.

Кадровая документация – это все приказы, договора, уведомления, дополнительные соглашения, положения и т.д. по всем сотрудникам организации – работодателя.

Также в обязанностях специалиста по кадрам часто включают воинский учёт, специальную оценку условий труда, охрану труда и многое другое.

Кадровое делопроизводство это?

Кадровое делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетами с персоналом.

Управление персоналом это?

Область знаний и практической деятельности, направленная на обеспечение организации качественным персоналом, способным выполнять возложенные на него трудовые функции, и оптимальное его использование. Управление персоналом является неотъемлемой частью качественных систем управления организации.

Где выучиться на профессию кадровое делопроизводство?

Успех любого работодателя напрямую зависит от эффективности работы его сотрудников. Поэтому проблема управления персоналом, трудовыми отношениями актуальна для всех организаций, предприятий и учреждений.

Для качественного управления персоналом, эффективного кадрового делопроизводства нужно, чтобы специалисты, отвечающие за эту работу, были профессионалами своего дела, а это невозможно без постоянного обучения, повышения своей квалификации.

Вообще для работы специалистом по кадровому делопроизводству нужно получить профессиональное образование (высшее, среднее профессиональное или дополнительное профессиональное образование), а затем регулярно повышать свою квалификацию.

Получение высшего образования займет от 4 до 6 лет, среднего профессионального от 2 до 3 лет, а вот получение дополнительного профессионального образования (курсовая подготовка) займет всего от 1 до 6 месяцев.

При этом, дополнительное профессиональное образование можно получить в виде курса повышения квалификации (с получением удостоверения о повышении квалификации) или курса профессиональной переподготовки (с получением диплома о профессиональной переподготовке и присвоением новой квалификации «СПЕЦИАЛИСТ (МЕНЕДЖЕР) ПО ПЕРСОНАЛУ И КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ»).

Программы профессиональной переподготовки разработаны в качестве альтернативы как правило второму высшему или среднему профессиональному образованию. Профессиональная переподготовка – удобный, недорогой и, главное, быстрый способ (программа включает только профильные дисциплины) получить второе дополнительное профессиональное образование, освоить новую специальность.

Документ о квалификации, выдаваемый по результатам получения дополнительного профессионального образования даст право его обладателю легально работать специалистом в кадровой сфере.

При этом, обладатель диплома о профпереподготовке получает право работать в новой сфере деятельности на качественно новом уровне.

Особенно диплом будет полезен тем, у кого имеется непрофильное высшее или среднее профессиональное образование по занимаемой должности в кадровой сфере.

Наличие удостоверений о повышении квалификации или дипломов о профессиональной переподготовке становится актуальным и в связи с требованиями трудового законодательства.

В соответствии с внесенными в Трудовой кодекс РФ поправками, если ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями.

(Федеральный закон от 2 мая 2015 г. № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ и статьи 11 и 73 Федерального закона “Об образовании в РФ”» – вступили в силу 1 июля 2016 года).

Важную роль, при выборе курсов, играет актуальность предоставляемых обучающих материалов, открытость образовательной организации.

У организации, предоставляющей обучающие курсы, обязательно должна быть государственная лицензия на право ведения образовательной деятельности.

Наша Академия удовлетворяет всем вышеперечисленным требованиям!

Мы рады предоставить вам возможность пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации по курсу «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» (для руководителей, заместителей руководителя, специалистов (менеджеров) подразделений (служб) управления кадрами, трудовыми отношениям, кадровому делопроизводству, экономистов по труду) в объеме 510, 260 (профессиональная переподготовка – выбирается при отсутствии профильного образования), а также 144 и 72 (повышение квалификации) академических часов.

У нас вы можете начать обучение уже сегодня, для этого достаточно оформить заявку на нашем сайте.

Помните, что прохождение курсов повышения квалификации и (или) профессиональной переподготовки умножит знания и повысит шансы на карьерный рост, поможет при прохождении аттестации на соответствие занимаемой должности, позволит претендовать на более высокий уровень оплаты труда.

Как стать специалистом по управлению персоналом?

Для этого можно получить дополнительное профессиональное образование путем прохождения курса профессиональной переподготовки «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» на 260 или 510 академических часов с выдачей диплома о профессиональной переподготовке и присвоением новой квалификации «СПЕЦИАЛИСТ (МЕНЕДЖЕР) ПО ПЕРСОНАЛУ И КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ».

Источник: https://rosakademy.ru/help/help-kadry.html

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

Знания кадрового делопроизводства

Организация и ведение кадрового делопроизводства – прямая обязанность работников службы персонала.

В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров – сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала – грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

  • переобучение на базе второго высшего образования;
  • получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
  • обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
  • практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

  • Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
  • законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
  • нормативные акты местного значения;
  • различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
  • внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
  • приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

  • агентства и бюро по трудоустройству;
  • государственная служба занятости;
  • ярмарки вакансий;
  • учебные заведения;
  • доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
  • другие организации;
  • знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе.

В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить.

С этого начинается оформление кадровой документации на конкретного сотрудника.

Этапы оформления приема на работу:

  • заключение трудового контракта;
  • издание приказа о приеме;
  • внесение записи в трудовую книжку нового сотрудника либо ее заведение;
  • оформление личной карточки;
  • если в организации принято – заведение личного дела;
  • ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки – это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

  • регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
  • регистрации приказов;
  • регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
  • регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
  • регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
  • книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело – это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

  • копии приказов о работнике;
  • копии заявлений;
  • копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
  • анкета;
  • характеристики и отзывы;
  • справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Источник: https://FB.ru/article/244766/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva-ot-a-do-ya

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.